《搞定Ⅲ:平衡工作与生活的艺术》读书笔记

《搞定Ⅲ:平衡工作与生活的艺术》读书笔记

简介:
作为《搞定I》的补充,观点琐碎零散。比《搞定Ⅱ》好些,整体比《搞定I》的思路更清晰,很多流程通过图就已经总结完毕。《搞定Ⅲ》是一副路线图,增强对GTD的了解。在《搞定I》的基础上,对GTD原则和用途的进一步深化。
更新日志:
- 2017-11-18 Init


  • 关于作者:戴维·艾伦被誉为世界最具影响力的工作效率问题思想家,他任戴维·艾伦公司董事长, 这间公司就是专门推广他的管理方法,有超过35年的管理顾问和执行教练经验。他的作品主要由快公司、财富杂志、洛杉矶时报、纽约时报、华尔街日报等诸多机构出版。《搞定》已在30多个国家出版。艾伦在荷兰阿姆斯特丹居住。
  • 关于本书:Getting Things Done 这本书2002年出版以来,“GTD” 已经成了一个专有名词,带动了一大批基于此书的时间管理书籍,文章和专门的博客。
  • 核心内容:(1)收集想法清空;(2)专注高效地执行想法或目标。
  • 本书评分:4分(满分5分)

一、自我管理基本内容

1.受害者/回应者

本图左下方的象限描述了这样一个人(或一种处境):他对全局缺乏掌控,也没有用全局视角看问题。在极其负面的情形中,它呈现出受害者的特征:无助,完全受外力左右。如果你正处于这个象限,那么,你处在风雨飘摇的危机模式下,介于地位不稳和岌岌可危之间。在自我管理的范畴,这说明你只能处理最新、最紧迫的事务。你也许会把语音信件和电子邮件的“紧急事务”浏览一遍,只处理眼下不得不做的事,把不太急的事一推再推。

2.空想家/梦想家

视角高度正确却不善于掌控的人可以归入空想家的象限。相对于可以具体执行的创意,他们想法太多;相对于有限的资源,他们承担的责任太重;他们随随便便下达指令,让身边的员工无所适从。他们的系统和行为不能有效地捕捉他们的诸多创意,不能取得切实的成果。

3.舰长和指挥官(锻炼自己到这个境界,有远大的目光同时有很好的执行能力)

这是我提出的理想模型。它是视角和结构的综合,在这里,你的精力和重点由你自己决定而不是受外力左右。这是一种随心所欲、行云流水、百事顺遂的状态。你只需轻掌舵轮,密切关注远方的地平线,就可驾驭航船经过惊涛骇浪、狂风暴雨。你专心行驶在航线上,准备稍有偏离便马上做出调整。

二、如何更好地实现(掌控)执行目标或愿景?

  • 每个步骤都通过视角去把握全局
  • 每个步骤就是掌握(执行)的步骤

三、案例:格雷西的花园

宗旨

表达自我,度过充实的人生,不断为自己和他人谋福利。

原则

  • 诚实坦率,体谅他人
  • 关心爱护家人和身边的亲朋好友
  • 不断地自我省察、提高修养,实现自我成长
  • 平衡而可持续的生活方式

愿景

经常旅行,前往美好有趣的地方。达到理想体重,保持精力充沛,制订计划按时锻炼身体。我的核心价值是自由支配时间和金钱。在“格雷西的花园”达到可观的利润以后把它出售,卖给负责任的业内人士,使之继续发展,使其品牌与业务焕发新的活力。

目标

  • 为“格雷西的花园”成立高层管理小组,使成员齐心协力
  • 制订长远投资战略
  • 达到可以熟练地用西班牙语交谈的水平
  • 装修厨房/小书房

责任范围

事业、健康、精神生活、家庭、个人发展、家务活、创意表达、服务、资产、休闲娱乐。

项目

  • 安排好“格雷西的花园”的外出计划会议
  • 给iPod安装学习西班牙语的CD
  • 聘请做装修的建筑师
  • 去墨西哥度假
  • 考察附近的健身房

行动

  • 给苏珊打电话,询问他们请的建筑师如何
  • 网上订购西班牙语学习资料
  • 起草外出会议的议事日程
  • 把自行车送去修理
  • 上网搜索最新的投资类书籍
  • 给乔纳森打电话,祝他生日快乐

舰长和指挥官

如果生活中真有一位罗恩·泰勒,他果真继承了一家小店叫“格雷西的花园”,他用获得掌控的5个步骤和摆正视角的6个层面,让自己和小店的业务重新步入正轨;那么,这个人就是你效仿的榜样,你可以借鉴他的做法,处理自己遇到的问题。
他接纳了生活中发生的一切,并进行了捕捉、明确意义和组织整理。在具体范围内,他对自己为什么做某件事进行了成熟的思考,他在用稳扎稳打的具体目标一步步接近自己的愿景。他构建了身边的环境结构,使重要内容无一疏漏,得以正常维持,项目交由可靠的专人负责,当前的行动明确以后,再转交给正确的执行者。他明确了个人行动并使之条理化,使每项职责都得以明确,达到可操作的水平,而且与整个体系相吻合。
如果你在现实生活中遇到一个人达到了这种状态,那么,你可以感受一下他的专注、放松、自主和明晰,感受他在生活的方方面面怎样左右逢源、游刃有余。

四、摘要

  • 我还没有见过一家企业,创立不到5年,就能自信、自觉、准确而清晰地表达自己的使命和宗旨。
  • 创业者“激情燃烧的梦想”中,他誓不罢休,一定要实现它。但是, 要让它在意识层面变成理性、清楚的表达,通常必须经过漫长的岁月,获得丰富的经验,经受长期的考验,才能理解推动企业发展的根本原因,并把它推而广之。
  • 宗旨可以指一个项目、一种行动或努力的最终目的。在这个意义上,它可以被看作结果的动力来源。你开展培训课程,教客户正确地使用你的软件,是为了增加客户满意度,提高客户忠诚度。你给弟弟理查德打电话,是想对他获得晋升表示祝贺。你在教堂旁边多建一间侧室,是为了让人们在教堂内有更多的机会进行交流。这些例子中的目的可以达到,完成以后可以勾掉。
  • 我和妻子每年年底都要做一下这个练习。首先,我们用大约半个小时时间,罗列出一年内完成的工作和做过的有意义的事情。我们完成的大事、去过的新地方、经历的大事件,我们把它们挨个回想起来,列在一大张清单上。
  • 一旦达到这种境界,你不会有力不从心的感觉,工作和私事失去了明显的界线,生活和工作也不会顾此失彼。你顺其自然,轻轻松松地处于一种活跃、积极的状态。修建花园小屋、逗弄小猫、坐下来沉思、考虑跟老板或董事会的艰难会商,都可能达到这种境界。这种境界似乎跟你做的事情的内容和本质无关,你甚至不必特别喜欢它。但这并不意味着,你随便做什么,都可以达到这种境界(那不是很好吗?);要是这样的话,你就可以永远待在这个象限了。重要的不是你在做什么,而是你怎么专心致志地投入其中。而专心致志的最好办法,就是学会在功能和形式、想象和执行、出格和规矩之间走钢丝。
  • 一个人承担的项目越大,职责界线越模糊,引起他注意的事务就越容易堆积。还有,他在某个岗位工作的时间越长,积累的问题就越多。 除非他能自觉地定期清理和调整这些事务,否则,生活和工作中的“垃圾”就可能随处可见,以致长久盘踞心中,难以撼动。
  • 长期以来,我坚持记两种日志。 一种像流水账,记录我的工作内容、当前境遇和正在发生的各种事件。另一种偏于内省,侧重精神层面。刚开始我只有一本日志。又过了些时候,我发现把日常捕捉到的思绪记在两个本子里似乎更好。一本日志的内容较为平淡,它的作用类似于我下班以后把一天的见闻告诉妻子:往往是我心里挂念的事,既有好办的,也有棘手的。有了这本日志,我就可以自我排遣,不必事事向妻子倾吐了。
  • 这张“将来/也许”清单内容可以很广。如果你和我一样, 这张单子上就会有不少类似于“天方夜谭”的想法。你可以列一张“最好在我去世前完成”的事务清单,比如到太空旅行;或者漫无边际的瞎想,比如“乘热气球旅行”(下个星期你兴许真的收到邀请了呢)也可以列在上面。比较现实的愿望可以包括比如“考虑组织员工乘船旅行和开会”,这件事也许你几个星期前就列在常用的事务清单上了,但是鉴于10天来发生的事,你现在决定把它稍稍推后。大多数人在“将来/也许”清单下还有更多细分的子清单:读书、烹饪、去饭店吃饭、旅行、上培训课。如果你学会了娴熟地使用清单,起草这类事项就是有趣而创意活跃的探索。我一度列过好几张“下次去某地”的清单,幻想我下次去某个地区、某座城市时,要去体验我所听说过的趣闻轶事。我还列过“我想写的书”清单。

五、个人总结

  • 不单有想象,关键在于行动。GTD就是行动(掌握)的好工具,一旦习惯形成那么就可以把它抛弃。
  • 最高境界是高效工作,高效休息,两个阶段可以快速切换。
  • 每年写个总结对自己帮助不少。
  • 一家企业没有5年以上的探索,很难找到它的愿景。
  • 不轻易许下承若;
  • 日记,两个方面一个事件日志(流水账),一个每日反省,个人还有个“明日计划”即明天的三个青蛙。这个是我现在的日记模板。
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