《搞定Ⅱ:提升工作与生活效率52项原则》读书笔记

《搞定Ⅱ:提升工作与生活效率52项原则》读书笔记

简介:
作为《搞定I》的补充,观点琐碎零散。翻译得也不好,很难读懂。
更新日志:
- 2017-11-17 Init


  • 关于作者:戴维·艾伦被誉为世界最具影响力的工作效率问题思想家,他任戴维·艾伦公司董事长, 这间公司就是专门推广他的管理方法,有超过35年的管理顾问和执行教练经验。他的作品主要由快公司、财富杂志、洛杉矶时报、纽约时报、华尔街日报等诸多机构出版。《搞定》已在30多个国家出版。艾伦在荷兰阿姆斯特丹居住。
  • 关于本书:Getting Things Done 这本书2002年出版以来,“GTD” 已经成了一个专有名词,带动了一大批基于此书的时间管理书籍,文章和专门的博客。
  • 核心内容:(1)收集想法清空;(2)专注高效地执行想法或目标。
  • 本书评分:3分(满分5分)

一、第一部分: 理清思路

(1)理清思路,确立新方向。
  清醒而理智的认识到,自己不应只是去想那些在将来具有潜在价值或是那些与自己及其他人想法一致的事情。而务必要在其出现时将它记录下来,借此来具体实施。

(2)明确未尽事宜,消除愧疚之感。
  压力源自于自身没有履行的协议。只有通过解除协议、履行协议或重新协商协议,才能缓解这种压力。花上五分钟时间,将自己头脑中突然冒出的各种想法都“倾倒”在纸面上。回过头来浏览一下其中的每件事情,然后确定他们都有什么意义以及你所要决心采取的行动。

(3)认清承诺,更好选择。
  要想妥善处理生活和工作上的事情,你就要密切关注自己当前的活动,同时要对他们有个清楚的认识并主动接受自身世界里的种种细枝末节。

(4)欲达到目的,看清脚下路。
  越是你抵制的事情,你就越会深陷其中、难以自拔。倘若你不清楚自己在地图上的位置,那么你出门时就不知道自己究竟该向左转还是向右转,不管你的目标多么的明确。认清自己目前在工作和生活中的状态,这完全是一个真正的挑战。但是,接受现状将会帮助你以一种非常积极的方式,去改变这一切。

(5)有限的可能,无限的机遇。
  离开了聪明才智和有意识的限制,欲望就如同空中楼阁一般可望而不可及。关注积极的结果并在重大问题上不断采取后续行动。

(6)鱼与熊掌兼得,失败与压力同在。
  你身上富有创造力的那部分机能试图要同时完成这两件事,然而这是不可能的。

(7)权衡轻重缓急,确定优先事项。
  只有你对自己的全部行动和项目有意识的进行了权衡和比较,它们才会显现出孰重孰轻来。清晰并且确定你决心实现的各项结果,无论是大是小。没有什么会如此容易,但是,当你极不情愿地做那件事时,他就会变得困难起来。而很多人将糟糕的管理与命运混为一谈。

(8)封闭开放式循环,释放内在能量。
  人们寄希望于“确定事件的优先顺序”来掌控他们的工作和生活时,实际上这经常成为一种逃避责任的做法,逃避他们不负责任的从事某件事情的责任。彻底清理我们的工作、生活和头脑中的事件库,那么优先事项、远景目标和计划就会破土而出,并且落地生根。确切的说,他们并不象是人们所想像的样子。琐碎的事情并不是什么惊人事件,然而它却是通往后者的一条必经之路。

(9)留存头脑,增加压力。
  为什么总要把东西装在脑子里呢?这样做是多么的过时而且愚蠢啊!将精力用在构筑自己的优势上。保持我们的本来面目并且充分发挥我们的潜力,这就是生活的唯一目的。

(10)腾出足够空间,展现个人创造力。
  写下并考虑所有的状况、决定对所有情况所应采取的措施,同时在不断检查的外部系统中处理他们。所有这些情况很能说明问题,这一点远在你意料之外。

(11)水渠越深,水流越大。
  我们大家,无论是个人还是集体,可能在不知不觉之间妨碍了自己去接受更好的全新的事物,因为我们觉得自己无法成功或有效的处理好他们。如果你追求生活中更多的那些“金色的美好事物”,我建议你大胆的冒险去做。你可以采取任何必要的手段。

(12)一味担心,白费功夫。
  审时度势与完善我们的认知是要花费时间和精力的,但同时这也是非常有效的。刻意的回避你应该考虑的问题,一味担心而不采取具体的行动,这些都是在浪费时间和耗费精力。在条件允许的情况下尽量少去想,但在必要的时候尽量多去想。

(13)面对工作,轻松架奴。
  最理想、最有效的方式就是成为工作的主人,而不是工作的奴隶。列出行动和项目,并不是为了只是为了将他们全部完成,并且不在现实生活中采取其他任何行动。你处理自己关注的事情,从而使自己能做自己真正愿意干的事情。你要真正去做那件事情,将自己的全部注意力和创造力都投入其中。

二、第二部分 关注效力

(1)站得更高,看得更清。
  如果你忙忙碌碌并且感到含混不清时,你务必要放弃自己目前所关注的,而将目光投到另外的层面上,停下来审视一下自己的计划。在某件含混不清的事情中,你不可能发现清晰的东西。你必须让自己摆脱概念的束缚,让自己享有充分的自由,进而看的更为清晰。你的世界里出现的事情并无好坏之分。世界原本就是那个样子。关键在于你是如何去面对他的。

(2)身体力行,领悟奥秘。
  我们所具有的惊人的能力,它可以帮助我们去创造自身所预见到的事物。当某件事物出现在我们面前之时,思考最终的结果并想像他成为现实,这是我们大家需要在更大程度上培养的一项重大技能。

(3)加倍努力,永无止境。
  你永远不可能满足于自己未必真正需要的东西。要是我在做着某件事情,同时感到自己是在全心全意地去完成它,那么我根本不必对所有其他事情,那些很可能是我应该在做的其他事情而感到焦虑和担忧。

(4)想得到,才能做得到。
  把你的心思投入到某件事情上,这些事情要能有助于激发思维活动的主体和客体。

(5)目的越明确,实现途径越多。
  你的构想与意愿越是具体,你所释放的创造力越是影响巨大。你越是清楚自己目前做这件事情的原因,你就会有更大的自由去探究实现他的各种途径。我们就在努力的过程中有了决策和成功的标准,同时也有了创造性的克服前进道路上的困难的积极动力。

(6)不断努力,追求卓越。
  只要人们决心在任何事情上都力争创造一流的质量,那么他们就能获得独特的创造力和智慧。从最不起眼的生活到最崇高的目标,人们有意识的关注自身目标的最大限度的实现,能够帮助获得信息并且激发灵感,这些是从任何其他角度都无法获取的信息和激发的灵感。做的更好确实一个充满活力,不断变化、任何人都可以随时体会到的经历。它要求你全心全意的投入到当前的生活和工作中,其中态度和高度也在不断的更新。无论什么时候,你都可能赢得胜利。

(7)新焦点,新结果。
  由于你所关注的问题,你的大脑产生了一种内在的机制,专门用来查找你设计好的模式。良好的解决方案与创新的举措,以及最后所取得的成功并不是靠过人的智商或惊人的创造力,而是凭借我们运用这些特征而注意到的事物。在必要的情况下快速放松自我和调整焦点擅长建立一种集中的、平衡的、有意识的、开放的思维模式,从而应对你的世界中可能出现的下一轮的信息输入。当某种因素引起你的注意、令人困扰、不安、着迷或兴奋时,能够在很短的时间里从这种感觉中摆脱出来,并在内心做好准备,同时采用了一种新的角度。

(8)黄金有价,视角难求。
  因此,当你获得灵感时,你要将其发挥到极致。快乐可能会随时出现在你的身边。当你得到它们时,要逐渐培养习惯并发掘获取这些灵感所需的工具。那么,当你能最有效的利用它们的时候,你就将结果重新放在了自己的面前。

(9)把握一切时机,考虑个人事务。要想明确自己的工作并实现效力的最大化,我们必须做好三件事:
   1、决定我们计划如何处理自己的事务和随后要采取的行动。
   2、如果我们没有在想到它们的时候就付诸行动,那就将这些结果与行动记录下来。
   3、看一下那些提示物(当你能对他们采取有效的行动时)。

(10)消除恐惧心理,轻松应对事务。
  你可以随时放弃自己生活中的压力和附带的问题,从而获得在这种工作中的更强大的力量和自由自在的意识状况。

(11)明确当前工作,把握效率良机。
  一旦你确定了目的、目标或标准,你的最佳选择就是尽量轻松的实现目标。你不会浪费自己的精力,而同时你所拥有的资源也会获得最有效的释放,去完成那些甚至超过了你想要或想做的事情。绝不容许自己自由散漫,对事情和活动中的细节不负责任。

(12)摒弃杂念,集中精力。
  要是你有意识的话,那么你不可能头脑空空----你的头脑总会在关注某些事情。但是,倘若你的头脑只关注一件事情,内心深处没有精力分散或相互冲突的地方,你就会身处“自己的领域”。那么,从某种意义上讲,你所作的任何事情并不会比其他任何事情更重要或更不重要。任何事情都是同等重要的。工作与娱乐之间没有差别,紧张与放松之间没有差别。它们都是一样的。

(13)明确未来目标,应对现实变化。

三、第三部分 建立有效结构

(1)适度的稳定性,强大的创造力。
  当事物处于一种平衡的状态时,富有创造力的精力就会自然而然、持续不断的流淌而出,并随处能得到。一旦你体会到头脑清晰的开展各项活动是怎样一回事,我保证你一定会投入大量的精力去思考“如何将事情安排的井然有序”这个问题。要想获得自由,你就要把事情安排的井然有序。而要想万事井然有序,你就要有创造力。

(2)调整最佳结构,发挥最大效力。
  支持性结构和限制性结构之间的差别只在于他们与最终目的是否相统一。将自己脑中的幻想行为和实战行为区分开来,可以发挥更好的效果。

(3)更新系统,放飞思想。
  你内心想要完成更高层次的工作是一回事,而你真正去做却是另一件事情。只有当下面的各个层次不断得到有效的控制时,你的思想才会升华到新的境界。开展积极的知识型工作(思考、决定和挑选),同时建立有序的人员管理制度来处理最终的结果,这样你就有精力去处理那些真正重要的、自己也确实希望关注的事情了。

(4)提高反应能力,催化生存能力。
  任何能增强你对周围环境的认识、缩短你的反应时间以及平衡你的内部系统(从而消除你的反应不足或反应过激)的事情都将为你带来竞争优势并改善你的绩效。

(5)加强薄弱环节,提高系统效力。
  不采取任何行动不只是在浪费时间,更严重的是他往往会造成延误并带来不必要的复杂性和压力。我们能够证明有意识的行动比无意识的反应要好。在交流过程中,你的思虑不但没有减少,反而得到了改进和增强。由于交流模式是在事物进入危机模式之前就有的,因此它更加清晰、更为积极。这样一来,积压的工作就得到了彻底的清理,明确的制度就得以确立,前端的决策就得以实施。相互合作和交流质量也会有显著的提高这个系统并没有根除问题和挑战,但他帮助人们更早的察觉并且能够更轻松自如的去处理他们。

(6)系统效力越高,人越不易察觉。
  你的系统越是精良,你越是不易察觉他们的实际存在。你越是不关注他们,他们发挥的作用就会越大。你希望自己工作、行动、思考、创造和处理各项事务,而不是关注目前完成他们的具体方式。

(7)从多个方面来说,创建合适的环境和结构有助于确保生产和绩效。
  形式通常有助于引发人们的关注,随后激发人们的意愿,进而产生富有创造力的能量和内容。

(8)任务明确,百战百胜。
  知识工作中最艰巨的任务就是“确定你的工作”,在确定工作时,人们遇到的最大挑战就是:
   (1)考虑目前正在从事的工作;
   (2)将目前思考的问题付诸实施。

(9)消除多头管理,实现各尽其则。
  当行动焦点的位置分散时,为了实现改善而产生的紧迫感经常会变得迟钝,同时对有关细节的观察也会变得麻木。至少有一个人认为它应当承担全部责任时,共同分担的职责才会发挥作用。

(10)首推原则,规则其次。
  因为原则不清或未能得到信任,规则往往会显现出来。当你知道人们提出了标准时,你不妨让他们自由的进行决策和采取行动。

(11)开动脑筋思考工作,而非仅仅关注工作。
  掌握工作有一种形式。你收集它、处理它、整理他并审视他,同时根据你此刻所能做的事情与你希望实现或维持的事情之间的相互作用来选择自身的行动。在你得到形式之前,你会忙于面对自己工作的效果。在你获得了形式之后,你会不断主动的增强自己对工作的真正含义的认识和理解。如果离开了形式,你不可能做到那一点。

(12)更有价值的思考,而非简单思考。
  倘若你的很多想法此刻没有直接的和明显的价值,那么他们可能蕴含着某种极富价值的东西。你不妨自由的把握自己以后需要重新进行评估的各种思想。

(13)资源越有限,规划越必要。
  只有当你对怎样分配有限的资源做出具体的选择时,明确的目的和高效率才会真正必不可少。除非我们做出非同寻常的事情,除非我们打破了尘世间限制性因素的桎梏,同时掌握了那种让我们超越的事物。

四、第四部分 放松自我,启动工作

(1)依靠自己,投身游戏。
  处理突发事件的能力足以确保个人和企业的竞争优势。正是在突如其来的变化所带来的压力向系统和行为提出挑战时,卓越才会真正显现出来。
  
(2)适量控制,有效运行。
  控制过紧会限制你从最有效的角度去管理事情的能力。一味的井然有序只会错过一些关键问题,那些有必要通过思考和凭借直觉决策去完成的工作。
  
(3)把握良机,趁势而上。
  无论我们的工作多么井然有序,无论我们的系统和流程多么简洁,也无论我们的战略和战术规划是多么新潮,我们最终还是要靠自己的直觉去做出判断。

(4)进行多层面的自我管理,树立行动选择的信心。
  有三种促进因素决定着我们所作的事情:背景、工作类型、工作水平。相信你的直觉。

(5)善于放松,积聚力量。
  你最好放松身心,了解究竟给你带来压力的是什么因素,然后消除这种压力。自我放松和关注眼前的事务,而不是反应过激或反应不足,这是一种极其精湛的技能。若想拥有最强大的力量,这是必备的。

(6)事先预见,远离惊讶。
  当你预计到自己的计划会中途受到干扰时,就能产生某种稳定的感觉。拒绝不断变化的现实会招致更大的排斥和挫折感。一味去抱怨外在因素的干扰,这样会造成一种效率低下的、死气沉沉的局面。消除那些造成事情中断的原因,或者将其作为工作的一部分加以接受和整合,然后继续你的工作。

(7)视野越开阔,道路越平坦。
  你瞄准的地方距离自己越远,你就越能发现更多的机会,同时也越能更轻松、更容易的纠正前进的方向。邪恶的人没有休息,而正义的人无须休息。

(8)放松自我,加快速度。
  当你拥有明确的意图时,你要相信其表现的方法、流程和所需资源会在更大的程度上与最佳时机中展现出来。必须放开手脚,这样才能以更快的速度重新开始另一项工作。当你最不愿意放慢速度时,恐怕就是你放慢速度的时候。

(9)无暇顾及,停滞不前。
  在一定时间内采取必要的行动,那么,你就可以让你头脑中的设想成为现实。

(10)完成小事,成就大事。
  真正意义上的变革绝非昙花一现,而是随着你坚持不懈的投身於某种更高层面的过程,这种变革才会发生。

(11)先行动,再认识。
  要想真正增强对事物的认识,我们必须积极主动的行动起来。始终拥有一种向前的内在动力,朝着为自己或至少是自己所负责的事情而创造出更美好未来的意愿。

(12)动中求动,轻松自如。
  倘若你对自己生活的任何部分都积极的投入精力,那么你要应对和完
成的其他任何事情就容易多了。

(13)最惨重的失败,成就最伟大的成功。
  你只有在自己的游戏中才会出错。为了到达自己的目的地,参与你可能获胜的游戏,在遭遇失败后,最终会到达目的地。

五、对GTD全部的总结(重点)

1. 收集

  • 捕获吸引注意力的一切外部事务(工作篮、电子邮件、笔记本、语音邮件等),并将其从大脑的短期记忆中清空。
  • 根据需要尽量减少收集工具的数量。
  • 通过处理和组织整理(参考下文)定期清空收集工具。

2. 处理

  • 处理收集到的项目(决定如何处理收集到的材料)。
  • 如果不需要采取行动,可以抛开,也可以“存入备忘录”留待日后处理,或者将其归档备查。
  • 如果需要采取行动,那就确定随后采取的具体行动,要么亲自处理(如果两分钟内可以完成),要么委派他人(并通过“等待”清单跟踪进展情况),要么推迟执行(列入行动提示清单或行动文件夹)。如果一次行动无法完成某项工作,那么把这项工作当作项目对待,列入项目提示清单。

3. 组织整理

(1)把收集到的输入信息结果分成恰当的可检索、可检查的类别。4种主要的行动类别分别是:

  • 项目(决定实施的项目)
  • 日程表(具体某一天或某个时刻需要采取的行动)
  • 下一步行动(需要尽早采取的行动)
  • 等待(其他人承担的项目和采取的行动,但你要加以关注)

(2)增加有利于工作的次级类别清单(例如“电话”清单、“杂事”清单、“家”清单、“电脑”清单等)。

(3)添加对你有影响的长远目标和价值清单。

(4)添加需要时可能有用的核查清单(工作职责、“引子”清单、组织结构图等)。

(5)针对无须采取行动但需要能检索的信息和材料,建立一般性参考资料归档系统。

(6)针对以后可能采取行动的“引子”,建立一种存储系统(“将来/也许”清单、日程表、备忘录)。

(7)必要时,为项目建立辅助信息文件(可以存储在参考系统或待处理工作文件夹)。

4. 回顾

  • 每天(或者时间方便可以回顾其中某一项时)回顾日程表和行动清单。
  • 每周进行一次定期回顾,清理、更新、维持和提高你的系统(参考“每周回顾”部分)。
  • 尽量多回顾目标、价值观和愿景方面的长远清单,确保清单完整而且与进展合拍。

5.执行

根据情境、时间、精力以及事情的重要性做出行动选择。

通过建立随时可供审查的“全生命”行动提示系统保持自身的灵活性,在各种决策过程中相信自己的直觉。

坚持不懈、有规律地关注重要事项,确保做出最优秀的直觉选择。(“做这件事、不做那件事对我有什么价值?”)每隔适当的时间,重新审视和调整一下自己在生活和工作各个层面承担的事务:

  • 跑道——当前行动(每天)
  • 1万英尺——当前项目(每周)
  • 2万英尺——当前职责(每月)
  • 3万英尺——1~2年目标(每季度)
  • 4万英尺——3~5年目标(每年)
  • 5万英尺以上——事业、目标、生活方式(1年以上)

五、个人总结

  • 目标越明确,实现目标的途径越多。愿景或目标越具体,你释放出的创造力就越大。越是清楚自己做某件事的原因,你探索做好这件事途径的自由度也就越大。
  • 人的个性和工作风格可谓千差万别:有“不切实际的”思想者,他们讨厌细节和承诺;也有实干者,如果需要制订计划或选择前进方向,他们就一筹莫展。我很清楚,现在的我两者兼备。
  • 系统的效率与你的感知度成反比。成功的系统:平静运行系统越完善,你越不易察觉它的存在。
Comments
Write a Comment