《搞定I:Getting Things Done》读书笔记

《搞定I:Getting Things Done》读书笔记

简介:
到目前为止我看到,《搞定I:Getting Things Done》是自我管理中最完整的一套系统。大家一般会称呼这套系统为GTD(Geting Things Done)。但本身这套系统非常复杂,需要大量的时间精力去做这整个系统。经过3年的实践,自己也逐渐摸索出自己的体系,整体思路与GTD类似,GTD只是工具,进化的关键还是自己,于是系统更加简化更加简单,保证轻装上阵,不需要花大量的时间精力在这个系统上。关于个人的系统将会另外开一篇文章记录,这篇文章主要是记录GTD这本书反馈的理念。
更新日志:
- 2017-11-16 Init


  • 关于作者:戴维·艾伦被誉为世界最具影响力的工作效率问题思想家,他任戴维·艾伦公司董事长, 这间公司就是专门推广他的管理方法,有超过35年的管理顾问和执行教练经验。他的作品主要由快公司、财富杂志、洛杉矶时报、纽约时报、华尔街日报等诸多机构出版。《搞定》已在30多个国家出版。艾伦在荷兰阿姆斯特丹居住。
  • 关于本书:Getting Things Done 这本书2002年出版以来,“GTD” 已经成了一个专有名词,带动了一大批基于此书的时间管理书籍,文章和专门的博客。
  • 核心内容:(1)收集想法清空;(2)专注高效地执行想法或目标。
  • 本书评分:4.5分(满分5分)

一、GTD

(1)GTD流程的五个步骤(横向管理)

  • Capture收集阶段: Collect what has your attention 捕捉念头,将想到的都记录下来,保证自己的注意力,避免想法的干扰。
  • Clerify处理阶段: Process what is means 理清这个是什么。
  • Organize组织阶段: Put it where it belongs 分类。

  • Reflect检查回顾: Review frequently 回顾与反思。至少需要每周回顾一次那些悬而未决的事。它能帮助你在旋风式的生活模式中始终记得最紧要的工作、最重要的目标,把握住自己的方向。
  • Engage执行阶段: simply do,use your system to take appropriate actions with confidence 简单高效地专注行动。

(2)从目标到行动的基本流程(纵向管理: 自然式计划模式)

个人在这个流程加了个新两个步骤,原来的流程忽略了任务的阻碍,这些阻碍应该怎么解决,没有这个步骤其实对未来通常都是过于乐观,对实现是非常不利的。

  1. 定义目标和原则。
  2. 展望结果。
  3. 头脑风暴/集思广益。A 不判断、不质疑、不评估、不批判;B 追求数量;C 把分析组织工作置于次要的地位。
  4. 组织整理。A.明确意义重大的事件;B.按照(构成因素/先后顺序/重要程度)排序;C.必要程度的详述;
  5. 明确下一步的行动方案。
  6. (思考在实现目标过程中,你最担心发生的障碍或瓶颈?)
  7. (IF...Then...【例如】如果我写不出来文章,找朋友聊天20min,寻找下灵感。)

(3)执行阶段:选择最合适的行动

具体到每一个繁忙而辛苦的工作日中,你该如何根据各种请款过来选择最合适的行动呢?正如我曾提到的,答案非常简单:相信你的感觉,或者说相信你的本能反应。此处有三种行动方案可供选择:

  1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法”,通过考量情境、时间、精力和重要性做出行动;
  2. 评估每日工作的“三分类法”:执行事先安排好的工作、处理突发事件以及安排自己的工作;
  3. 总体检视工作的“六层次法”,从近及远,分别是目前的行动、当前的项目\目标、责任范围、1-2年的目标、3-5年的展望以及人生。

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

  • 情境 每时每刻,你都受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求(像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法),但是,大多数事情都只能在特定的地点完成(在家或办公室),或者需要借助某些特定的工具(如一部电话、一台电脑),而这正是限制我们行动选择的首要因素。
  • 有多少时间 你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你就必须去开会,你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。
  • 有多少精力 你有多少精力呢?某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力,而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。
  • 重要性 当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后,最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。现在,你有1个小时的时间,你坐在办公室里守着电话和电脑,你的精力指数为7.3(最高为10)。你应该做些什么呢?给客户回一个电话?考虑一下新的提案?处理一下语音信箱里的留言和电子邮件?或者联系一下你的配偶,看看她/他这一天过得怎么样?

确认每日工作的“三分类法”

当你着手处理事务,也就是人们在一般情况下提到的“工作”时,你可能是在从事以下3种不同类型的活动:

  • 执行事先安排好的工作。
  • 处理突发事件。
  • 安排自己的工作。

目标(总体检视工作的“六层次法”)

  • 0 楼即地面视野:日程/行动 我们在有形和可见层面处理的事项,如电子邮件、电话、对话、出差和会见。
  • 1 楼视野:项目 要求采取多个步骤的任何事项。包括拟实现“重组西部区域办事处”等较大规模的项目。它是“每周回顾”的关键待办事项。
  • 2 楼视野:重点及责任范围 你的兴趣及承担的责任和义务,让你承担了之前的各种工作。
  • 3 楼视野:目标 在生活的不同领域,你希望有哪些新的体验?通过1~2年的努力,要为自己的工作开创一个什么样的新局面?随着一些新的责任和义务的产生,你需要经常调整自己的工作重心,以完成所制定的目标。
  • 4 楼视野:愿景 展望未来3~5年的发展前景,你必定会从一个更加广阔的角度着眼:管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件。内在的因素包括事业、家庭、财务以及生活质量诉求和考量方面的长期目标;
  • 5 楼视野:人生意义 这就是我们整个生活的全景。你的公司为何存在?你自己为何存在?你真正在乎的事情是什么?事物的核心意义会指明它的发展方向。

二、个人总结

  • GTD的整体思路非常简单,不需要全部流程都按作者的方法来走。只需要按照思路来就能处理好问题,就足够,最主要的目标是 无压力,专注高效,做不到这两点那么这套系统是无效的。
  • 如果你是初学时间管理,千万别从GTD开始,整个系统过于复杂,难度过高,维持GTD系统本身就要花费很大的精力和时间,没有几个月时间很难去实践这套系统,实际上就是接触时间管理1、2年之后很多人都做不到完全按GTD的标准进行实践。现在我基本是实践了3年,简化了大量的流程,保留了GTD的基本思路,但很多步骤是不再需要了。
  • 总结了过去使用GTD的问题,过分注重流程、简单问题复杂化,着迷于器,而忘了术与道”。

三、个人摘要

  • 我是这样给项目下定义的: 任何一个需要多个步骤才能完成的任务。
  • 当工作篮(或电子收件箱)中存入过量的资料和信息时,就只会让你感到面临崩溃的危险,根本无法起到提醒的作用了。
  • 必须将“材料”全部存入文件夹中,而不是遗留在大脑中。这套方法适用于一切事务——重大的或者微小的,私人的或者工作上的,突发的或者常规的,绝无例外。
  • 工作安排越有弹性,人们越能承担繁重的工作。——迈克尔·麦格里菲,医学博士
  • 有两种酝酿工具可以应付这一局面,即“将来/也许”清单和备忘录系统。
  • “将来/也许”清单 这类清单可以用于保存一些目前你不打算实施,但又希望在将来某个时候处理的工作。拥有这样一个清单不仅具有实用价值,而且令人备受鼓舞。这就好比是一座“停车场”,用来保存那些你当前无法处理,却又不打算彻底遗忘的事情。这样一来,你就会定期得到提醒。比较典型的“将来/也许”清单。
  • 生活中的大多数事务之间都存在复杂的联系。如果不考虑这种联系而一味孤立地处理问题,肯定无法得到满意的结果。——詹姆斯·费尼莫尔·库珀
  • 多年来,我接触过GTD方法的许多使用者,我注意到他们往往在应用这个模式的过程中表现出3个阶段的精通水平:1. 采用最基本的工作流程管理;2. 执行一个较为高级和综合的全方位生活管理系统; 3. 利用技能创造明确的空间,完成任务,并且使你的表现越来越得体。
  • 就我的经验来说,最少也要花费两年时间,才能最终将这个实践阶段完全纳入个人的生活和工作循环体系,并持续进行维护。
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